7 Langkah Mudah Membuat Database di Microsoft Excel

Di Zaman yang serba digital saat ini  tidak akan terlepas yang nama nya database baik itu di skala kecil atau organisasi yang besar. untuk itu saya akan berbagi apa itu database seberapa penting dalam menunjang pekejaan kita dan cara membuat database menggunakan microsoft excel.ya pembahasan kita batasi  database excel.

Daftar isi
1. Apa itu Database
2. Kenapa penting membuat Database
3. Siapa yang butuh Database
4. Jenis Jenis Database
5. Langkah mudah membuat Database di Ms Excel
    5.1.Buat lembar Kerja baru
    5.2.Buat Table
    5.3.Masukan Nama barang
    5.4 Buat form entry barang masuk
    5.5 Buat form entry barang keluar
    5.6 Cek stock barang
6. Kesalahan umum dalam pembuatan database
7. Kesimpulan

1. Apa itu Database

Database merupakan kumpulan dari data yang saling berhubungan (relasi) antara satu dengan yang lainnya yang diorganisasikan berdasarkan skema atau struktur tertentu.Data merupakan fakta atau nilai (value) yang tercatat atau merepresentasikan deskripsi dari suatu objek. 

Data yang merupakan fakta yang tercatat dan selanjutnya dilakukan pengolahan (proses) menjadi bentuk yang berguna atau bermanfaat bagi pemakainya akan membentuk apa yang disebut informasi. Bentuk informasi yang kompleks dan teritegrasi dan pengolahan sebuah database dengan komputer akan digunakan untuk proses pengambilan keputusan pada manajemen.

2. Kenapa Penting membuat Database

Kegunaan Basis data atau database dalam bahasa inggris adalah berperan penting dalam proses pengumpulan dan pengolahan dari sekumpulan data.Dengan database data  yang telah terkumpul dapat tersimpan dengan rapi dan dapat di periksa apakah ada data  yan tidak valid ataupun data ganda

Mudah di akses adalah keuntungan lain dari database,dan yang terpenting dari sebuah database adalah dapat membantu  dalam pengambilan keputusan,oleh sebab itu kita membutuhkan data yan valid.

Database mirip dengan perpustakaan buku buku tersusun rapi sesuai  dengan kategori masing masing dan mudah untuk mencari nya. sama hal nya dengan database kumpulan data tersusun rapi sesuai kategori dan peruntukannya,sehingga memudahka untuk  mengolah nya.

3. Siapa yang butuh Database

Di hampir seluruh organisasi membutuhkan database seperti universitas,supermarket,perusahaan,sekolah,bengkel,pemerintahan bahkan di rumah rumah.kegunaan nya pun beragam di antara nya untuk menyimpan data tentang karyawan,penjualan,hasil produksi,data mahasiswa,mata pelajaran,daftar guru dan masih banyak lagi.

4. Jenis Jenis Database

Setidak nya ada 3 jenis database:

- Database individu atau perseorangan yang biasa nya digunakan untuk menyimpan data yang tidak terintegrasi dengan data lain.biasa nya di buat menggunakan ms excel,ms access.

- Database perusahaan yang digunakan untuk keperluan operasional perusahaan biasanya terhubung antar satu bagian dengan bagian lain nya. dan memiliki  pengguna yang banyak (Multi user). dan penggunaan nya sebatas untuk inernal perusahaan.

-Database public yaitu database yang bisa di gunakan oleh semua orang.

5. Langkah langkah membuat Database di Excel

Tentunya langkah yang paling utama adalah tentukan jenis database yang akan di buat dan peruntukan nya seperti database stock barang,laporan keuangan,siswa,karyawan dan lain sebagai nya sesuai kebutuhan.yang pasti apapun database nya prinsip pembuatan nya sama.bisa anda kembangkan sesuia kebutuhan.dalam hal ini kita akan membuat databas stock barang di gudang.

gudang nya terserah saja ya,bisa menyesuaikan.  :)

5.1 Buat lembar kerja baru

Beri nama ke empat worksheet  yaitu  Daftar Barang,Barang Masuk,Barang Keluar,Barang Tersedia.
sebenarnya jumlah worksheet terserah saja sesuikan dengan kebutuhan.saya buat 4 karena minimal untuk membuat database ini lebih punya arti.

saya asumsikan anda sudah biasa menggunakan excel dasar.kalau belum coba googling dulu cara memulai ms excel.

Kenapa harus ada 4 sheets, karena stock barang, ataua barang yang tersedia erat hubungan nya dengan barang masuk dan barang keluar.

Sedangkan Sheet daftar barang berfungsi sebagai  Master , agar list  barang  tidak ada yang redundant atau duplikat.

5.2 Buat Tabel

Buat tabel di masing masing worksheet sesuai dengan peruntukan nya

Nama barang di isi dengan No , Kode barang,Nama Barang,kategori Barang,satuan,Harga Satuan dan keterangan

Barang Masuk di isi dengan No , Tanggal,Kode barang,Nama Barang,Jumlah

Barang Keluar di isi dengan No , Tanggal,Kode barang,Nama Barang,Jumlah

Barang Tersedia di isi dengan No ,Kode barang,Nama Barang,Jumlah,Harga satuan dan Total.

total di dapatkan dari perkalian jumlah barang X Harga satuan. ini penting di buat jika kita ingin mengetahui Jumlah keseluruhan barang tersedia dalam Rupiah.

5.3 Masukan Semua Nama barang di Sheet Daftar Barang

Setelah semua tabel tersedia langkah selanjut nya adalah memasukan semua nama barang  yang di gudang,biasa nya process ini  lama karena banyak nya  barang.tapi ini  hanya  sekali, selanjut nya hanya tinggal diperbaharui.

Contoh seperti  gambar di bawah:

5.4 Buat Form untuk memasukan data barang masuk

Kenapa harus pakai form, agar memudahkan untuk melakukan entri data. di sheet daftar barang kita tidak menggunakan Form karena hanya akan update pertama kali dan selanjutnya hanya sesekali saja diperbaharui jika ada penambahan barang.

kan bisa langsung di input di sheet excel nya,kenapa  harus  pakai  Form?  kita pakai form karena ada fungsi validasi,liat di gambar saat kita salah masukan kode maka ada peringatan barang belum ada di master list atau  daftar barang.bukan  hanya itu  stock  barang akan terupdate otomatis

5.5 Buat Form untuk memasukan data barang keluar.

dengan alasan yang sama data barang keluar sebaiknya kita buatkan form entry nya agar ada fungsi validasi dan stock barang terupdate otomatis.

5.6 Cek Ketersediaan Barang atau Stock barang

Setelah ada transaksi barang masuk dan barang keluar tentunya  stock barang sudah  di perbaharui secara otomatis saat kita melakukan transaksi,baik itu barang keluar maupun barang masuk.

6. Kesalahan umum dalam pembuatan Database

Kegagalan dalam pembuatan database  pada umumnya di sebabkan  tidak di buat perencanaan untuk apa  database itu dibuat ,siapa pemakai nya,berapa banyak tabel yang di butuhkan.jadi perencanaan dan tujuan pembuatan adalah kunci keberhasilan.

7. Kesimpulan

Cara pembuatan database stock barang ini adalah  yang paling sederhana,anda bisa mengembangkan lagi lebih jauh sesuai kebutuhan nya, dan yang tepenting jangan pernah berhenti untuk mencoba.

Mudah mudahan bermanfaat, download  file  excel yang udah jadi disini

Rgds,
Effendi Wijaya